Совещание для поиска лучших решений

Работа руководителя наполнена совещаниями. Насколько продуктивно они проходят?

Все совещания, собрания, коллективные обсуждения на предприятии с точки зрения решаемых задач можно разделить на два основных вида. На одном из них ищутся решения, которые на момент встречи в принципе еще неизвестны. Как пример, это может быть определение причины хронических сбоев с графиком отгрузки машин из распределительного центра в период с 10 до 12 часов. Или, допустим, эта причина уже известна, но неясно как исправлять ситуацию.

На встречах второго вида обсуждаются вопросы выполнения уже известных решений. Графики работ, сроки, ответственные и вопросы контроля исполнения решений.

Почему имеет смысл различать эти два вида совещаний? Потому, что проводить их следует несколько по-разному. Поиск и определение оптимального решения могут быть проведены за 5 минут, а могут и вообще завершиться ничем в течение двух часов, истощив все силы многочисленных участников. С другой стороны обсуждение ответственных исполнителей, сроков и подобные технические вопросы решаются обыкновенно достаточно определенно, можно сказать «буднично».

· Опубликовано 29 апреля 2011 г.

Попробуем предложить технологию организации и проведения эффективных совещаний первого вида, предназначенных именно для поиска решений задач и проблем, способ решений которых не ясен. Предполагается не совсем замшелый тип корпоративной культуры.

Во-первых, придумаем для таких совещаний отдельный яркий термин, чтобы все участники знали, что их ждет и что от них требуется. «Митинг» (от meeting), «Совет», «Комитет!» подходящие термины. «Совещание по определению способов решения проблемы …» не очень.

Далее определяется круг лиц, которые могут быть инициаторами проведения такого совещания и основными действующими лицами. Все они понимают, как это всё проводится и какой результат должен быть получен. Это не все сотрудники. В случае необходимости, инициатор представляет интересы своего подопечного, который как полноценный участник может присутствовать на самой встрече.

Инициатор рассылает запрос о встрече лицам, от которых существенно зависит решение вопроса. Лучшее время – первая половина дня. Количество участников лучше иметь не менее трех и не более девяти. В теме запроса четко ставится задача (цель), поясняется суть вопроса и дается необходимый минимум данных, чтобы участники были подготовлены к теме обсуждения. Если есть какие-либо документы – основания, нужно приложить их как дополнения. На одно совещание выносится не более одного сложного вопроса.

Время проведения совещания согласовывается в течение не более 8 рабочих часов.

Продолжительность проведения встречи ограничена и составляет в зависимости от сложности вопроса и количества участников от 30 до 60 минут.

Возможный вариант организации помещения представлен на рисунке.

< Предыдущая

Прокомментировать в блоге ...

В начале встречи определяется модератор, цель которого - управление позитивным ходом обсуждения. Традиционно это руководитель верхнего уровня среди присутствующих, но не всегда это лучший вариант. Также лучше не определять модератором инициатора совещания. Модератор первым делом проверяет отсутствие мобильных телефонов у участников. Инициатор докладывает о сути вопроса и предлагает возможные пути решения, если они есть. Далее начинается свободное обсуждение, организуемое модератором. В начале обсуждения обыкновенно много неясных или спорных моментов, поэтому задача присутствующих в ходе обсуждения постепенно сужать поле рассматриваемых вариантов.

Иногда полезно одному человеку играть роль критика для проверки возможных решений на прочность.

Если по истечению срока встречи (30 – 60 минут) поставленная цель совещания не выполнена (решение в принципе не найдено или оно предполагается неудовлетворительным), то эта встреча завершается и назначается новое время, не ранее чем на следующий день*.

Если вопрос решен, то по его итогам инициатор до конца рабочего дня рассылает участникам протокол. Он может быть краток и содержать кроме списка участников одну конкретную фразу, но сам протокол нужен обязательно. Если замечаний на протокол не следует, то его решения считаются принятыми.

* - если и вторая встреча подходит к концу безрезультатно, но есть, допустим, два возможных и равнозначных варианта, то модератор для выбора из них лучшего решения достает из кармана монету.

Следующая >

- 16 -

> Оглавление